Durch die Implementierung eines fehlerfreien Mahnwesens können alle Kunden korrekt gemahnt werden. Dadurch werden typische Fehler vermieden, die oft zu hohen Abschreibungen führen und Unternehmer hinter ihren Möglichkeiten zurücklassen.
Das Problem
Viele Unternehmer müssen damit leben, dass ein Teil ihrer Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Das müssen nicht immer hohe Beträge sein. In der Summe akkumuliert sich das schnell, so dass insgesamt meist einiges zusammenkommt. Das managen von Forderungen ist daher für viele Unternehmen eine Notwendigkeit.
Wie sollte man damit umgehen, wenn ein Kunde nicht zahlt? Die Frage ist, ob man sich an der Nase herumführen lassen will? Oder, sich schnell für eine Mahnstrategie entscheidet und ins Handeln kommt. Der professionelle Umgang mit den Forderungen ist für die Rückzahlungsquoten entscheidend!
Wer seine Zahlungseingänge beschleunigen willt ohne seine Kundenbeziehung zu gefährden, sollte folgendes beachten.
Wir erleben oft, dass gerade kleinere Unternehmer auf einen organisierten und regelmäßigen Mahnprozess verzichten. Hier muss man langfristig denken. Mit dem richtigen Mahnschreiben kann man nicht nur Zahlungsausfälle reduzieren, sondern gleichzeitig die Kundenbeziehung pflegen. Eine freundliche Zahlungserinnerung zeigt in erster Linie, dass man sein Unternehmen und die respektiven Prozesse im Griff hat.
Der richtige Ansatz
Wie sollte man die Zahlungserinnerung bzw. die Mahnung formulieren? Wichtig: Differenziere beim Mahnen, denn deine Kunden sind nicht alle gleich.
Man sollte also nicht jedem säumigen Kunden die gleiche „Mustermahnung“ schicken.
Ist dein Kunde:
- Unternehmer oder Verbraucher?
- Neukunde oder Bestandskunde?
- Ist dein Hauptfokus die Kundenzufriedenheit oder die schnelle Zahlung?
Je nachdem wie deine Antworten auf diese Fragen sind, kann man die Mahnstrategie anpassen.
Dies tut man, indem man:
- die Tonalität verändert
- positive Zahlungsanreize schafft
- Mahngebühren, Verzugszinsen, Verzugspauschalen in Mahnprozesse integriert.
Grundsätzlich gilt: Verspätetes Mahnen rächt sich.
Der Zeitpunkt, also wann man eine Mahnung verschickst, ist genauso wichtig, wie der Text auf der Mahnung. Man sollte sich nicht durch kreative Ausreden einlullen lassen.
Verständnis kann man selbstverständlich zeigen, aber sollte den Standpunkt klar machen und auf eine zeitnahe Zahlung bestehen. Zusätzlich kann man die Kanäle zur Kommunikation variieren. Kommt auf eine E-Mail beispielsweise keine Reaktion? Dann ruf doch deinen Kunden einfach mal an.
Doch was, wenn das eigene Mahnen nicht hilft?
Zahlt der Kunde nicht, so ist die Ausgliederung des Forderungsmanagements für die meisten Unternehmen von Vorteil. Die überfälligen Forderungen können mit betriebseigenen Kapazitäten zumeist nicht so effizient beigetrieben werden. Gerade durch die geringere Arbeitsbelastung und die juristische Unterstützung profitierst du als Auftraggeber sehr.
Inkasso beauftragen – das solltest du unbedingt beachten!
Hast man sich dazu entschieden, ein Inkassobüro zu beauftragen, sind die weiteren Schritte normalerweise einfach. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die berechtigten Forderungen an einen Inkassoanbieter zu übertragen.
Die meisten Inkassofirmen bieten Auftraggebern online Inkassoportale zur Fallübergabe. Zusätzlich ist die Übersendung der Fälle auch via Post, Fax bzw. E-Mail möglich. Die Übergabe der offenen Rechnungen an das Inkassounternehmen muss zeitnah geschehen, damit der Mahnrythmus nicht ausschlaggebend verzögert wird.
Nun geht es darum, das richtige Inkassounternehmen zu finden. Was ist dir besonders wichtig? Hat man zum Beispiel nur relativ wenige Forderungen zur Einziehung, könnte sich vielleicht ein kleiner regionaler Dienstleister empfehlen. Hat man dagegen Kunden in ganz Deutschland, sollte man sich ein überregional ausgerichtetes Unternehmen wählen.
Was ist in Bezug auf die Zusammenarbeit mit einem Inkassoanbieter wichtig?
Das könnte beispielsweise eine Sicherstellung zügiger Bearbeitung der unbezahlten Rechnungen sein. Wie möchtest man mit seinem Inkassounternehmen kommunizieren per E-Mail oder Telefon? Wie kann man sicherstellen, dass der Auftraggeber die Forderungen korrekt abwickelt, also welche Statistiken kann man bekommen? Wie wichtig ist dir eine schnelle und korrekte Abrechnung der eingezogenen Gelder?
Im Folgenden möchten wir noch einige Ratschläge mit auf den Weg geben. Aus unserer Zusammenarbeit mit hunderten von Unternehmenskunden in Deutschland haben wir in den letzten Jahren viel gelernt. Leider hören wir immer wieder von Unternehmern, die viele schlechte Erfahrungen mit Inkassounternehmen gemacht haben.
Der Schuldner muss die Vergütung der Beauftragung eines Inkassounternehmens als sogenannte Verzugskosten an den Gläubiger ersetzen. Oft wird die Inkassodienstleistung aus diesem Grund bei der Geschäftsanbahnung scheinbar „kostenlos“ angeboten.
Doch, wenn der Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt, kann es teuer werden. Gerade, wenn man beispielsweise mehrere unbezahlte Rechnungen hat.
Wenn der Schuldner nicht zahlt, werden regelmäßig Auslagen für Drittkosten in Rechnung gestellt. Beispielsweise für Anschriftenermittlungen, Kosten des gerichtlichen Mahnverfahrens oder Zwangsvollstreckungsmaßnahmen. Diese Auslagen übersteigen die Kosten der außergerichtlichen Forderungseinziehung um ein Vielfaches.
Bedauerliche Überraschungen vermeiden
Bevor man einen Rechtsdienstleister mit seinen offenen Rechnungen beauftragt, sollte man die folgenden Fragen stellen:
- Was musst du löhnen, wenn dein Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt?
- Was passiert im Nicht- bzw. Teilerfolgsfalle mit den Auslagen und Gebühren für Drittkosten, wie Gerichtskosten, Anschriftenermittlungen und Bonitätsabfragen usw.?
- Gibt es Erfolgsprovisionen, Einrichtungsgebühren, Nichterfolgskosten, bzw. Bearbeitungs- oder Negativpauschalen?
Achte auch darauf, dass das Unternehmen deiner Wahl Mitglied des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) ist. Mitglieder im BDIU verpflichten sich, die in der Satzung des BDIU verankerten berufsrechtlichen Pflichten zu beachten. Werden Verstöße festgestellt, verhängt das Präsidium des BDIU Sanktionen.
Vor der Beauftragung empfehlen wir auch mindestens zwei Angebote von seriösen Inkassounternehmen einzuholen und zu vergleichen. Der Leistungsumfang und auch die Kosten für die Inkassodienstleistungen können sehr unterschiedlich ausfallen. Je nach Art und Umfang der beizutreibenden Forderungen solltest du dann deine Entscheidung treffen. Lass dir unbedingt auch immer Erfahrungen und Erfolgen nachweisen.
Fazit
Der kurze Beitrag hat gezeigt, dass gut organisiertes Forderungsmanagement zügigere Zahlungseingänge und damit eine gesicherte Liquidität bringt. Zukünftig kannst du nun einige der gefährlichsten Fallgruben beim managen von Forderungen erkennen und umgehen.
Wir helfen, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt. Mehr Informationen zu unserer Inkassolösung und die häufig gestellten Fragen zum Inkasso, findest du hier.